Trang chủDựa trên tinh thần của Nghị quyết 57 về phát triển khoa học công nghệ, Luật công chứng 2024 – có hiệu lực vào ngày 1/7/2025, và Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật công chứng 2024 cũng đã quy định về áp dụng khoa học công nghệ vào trong lĩnh vực công chứng, cụ thể là công chứng điện tử. Trong bài viết này, Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hoàn sẽ cùng quý khách hàng tìm hiểu về các bước thực hiện công chứng điện tử trực tiếp.
1. Công chứng điện tử trực tiếp là gì?
Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử (Điểm a Khoản 1 Điều 65 Luật công chứng 2024).
Nghĩa là công chứng điện tử trực tiếp là khi người cần công chứng và công chứng viên gặp nhau trực tiếp, họ cùng xem và xác nhận giấy tờ trên máy tính, sau đó công chứng viên dùng chữ ký điện tử để tạo ra một bản công chứng điện tử – giống như bản giấy nhưng ở dạng số. Ví dụ như khi bố mẹ, con mua nhà, hai bên ký hợp đồng. Lúc đó, công chứng viên sẽ gặp trực tiếp để kiểm tra thông tin, sau đó dùng chữ ký trên máy tính để làm ra bản hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như bản in vậy.
2. Các bước công chứng điện tử trực tiếp
Theo Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP và các Điều 42, 43, 50 của Luật công chứng 2024, có thể thấy rằng, để công chứng điện tử trực tiếp, quý khách hàng sẽ cần thực hiện 9 bước như sau:
Bước 1: Gửi yêu cầu công chứng
Liên hệ với công chứng viên và cung cấp thông tin, yêu cầu công chứng theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2024:
+ Nếu chưa có văn bản giao dịch, công chứng viên sẽ hỗ trợ soạn thảo nội dung theo yêu cầu.
+ Công chứng viên kiểm tra nội dung giao dịch, đảm bảo hợp pháp và không trái đạo đức xã hội
Bước 2: Khởi tạo giao dịch công chứng trên nền tảng số
Công chứng viên khởi tạo giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử, kèm theo tài khoản của công chứng viên và tài khoản của khách hàng (nếu quý khách đã đăng ký trên hệ thống).
Bước 3: Tải văn bản cần công chứng lên hệ thống
Văn bản này có thể là:
+ Bản soạn thảo ở dạng file (thông điệp dữ liệu), hoặc
+ Văn bản đã được người có thẩm quyền ký số trước (ví dụ như giám đốc doanh nghiệp, ngân hàng…). Trường hợp này phải đối chiếu chữ ký với chữ ký mẫu đã đăng ký theo khoản 2 Điều 50 Luật công chứng 2024.
Bước 4: Đọc và xác nhận nội dung văn bản
+ Khách hàng sẽ tự đọc văn bản giao dịch trên nền tảng,
+ Hoặc nếu quý khách yêu cầu, công chứng viên có thể đọc nội dung đó cho quý khách nghe.
Bước 5: Gửi giấy tờ tùy thân để xác minh
Nếu đồng ý với những nội dung đã được thể hiện trong văn bản, quý khách hàng cần:
+ Xuất trình các giấy tờ tùy thân theo quy định tại Khoản 7 Điều 42 (CMND/CCCD, giấy tờ sở hữu, ủy quyền…)
+ Công chứng viên sẽ kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu (nếu có), chuyển đổi giấy tờ thành dữ liệu điện tử và lưu lại trên hệ thống.
Bước 6: Nhận diện
Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.
Bước 7: Ký số
Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Bước 8: Hoàn tất và gửi văn bản công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng:
+ Ghi số hiệu văn bản công chứng,
+ Ký số, đóng dấu thời gian
+ Thu phí, lệ phí, chi phí dịch vụ
+ Gửi bản công chứng điện tử về email của quý khách hàng hoặc theo phương thức lưu trữ mà quý khách đăng ký.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ
+ Hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ đầy đủ và an toàn theo quy định, đảm bảo pháp lý lâu dài.
Để được hỗ trợ và tư vấn thêm về thủ tục công chứng, dịch thuật, sao y chứng thực vui lòng liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hoàn. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách uy tín, nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN HOÀN
Địa chỉ: Số 14 Lê Trọng Tấn, phường Khương Mai, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Hotline : 0986806960 hoặc 091.641.2266
Email: baovietnotary@gmail.com
Bạn cần công chứng giấy tờ gấp tại Hà Nội? Dịch vụ công chứng nhanh, lấy ngay giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo hợp pháp và chính xác. Tiết kiệm thời gian, hỗ trợ tận tâm – giải quyết mọi nhu cầu công chứng trong ngày! Liên hệ ngay Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Hoàn để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
