Trang chủTrong lĩnh vực công chứng, việc xác minh nhân thân và năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của giao dịch. Xác minh nhân thân liên quan đến việc xác định danh tính – có đúng chủ thể tham gia giao kết giao dịch; bên cạnh đó, việc xác minh năng lực hành vi dân sự liên quan đến việc đánh giá khả năng nhận thức, hành vi của người yêu cầu công chứng có đủ điều kiện tham gia giao kết giao dịch.
Luât Công chứng năm 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, đã quy định trường hợp người yêu cầu công chứng được quyền tham gia một số giao dịch dân sự bằng hình thức công chứng điện tử. Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Công chứng năm 2024 và các nguyên tắc sau đây:
– Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật; thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
– Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 63 của Luật Công chứng năm 2024.
* Hình thức công chứng điện tử gồm:
– Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử. Hình thức này áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.
– Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử. Hình thức này chỉ được áp dụng với giao dịch dân sự, không áp dụng đối với di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.
Với hai hình thức công chứng điện tử này, cần xác minh nhân thân và năng lực hành vi dân sư của người yêu cầu công chứng như nào?
1/ Đối với xác minh nhân thân:
Một trong những điểm chung trong quy trình công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến mà công chứng viên phải thực hiện là:
– Kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử.
– Nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.
– Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Liên quan đến việc xác minh nhân thân chủ thể tham gia giao kết bằng hình thức công chứng điện tử, công chứng viên khai thác sử dụng dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (có tính phí); sử dụng nền tảng ứng dụng VneID để nhận diện hình ảnh chủ thể thông qua Căn cước điện tử; thông qua chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam. Qua quá trình kiểm tra hình ảnh của người yêu cầu công chứng được khai thác từ các dữ liệu trên; kết hợp đối chiếu các thông tin trên các giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên nhận diện hình ảnh, xác minh thông tin của chủ thể tham gia giao kết là đúng người, đảm bảo người yêu cầu công chứng là đúng chủ thể thực hiện giao kết giao dịch, tránh trường hợp giả mạo, lừa đảo.
2/ Đối với xác minh năng lực hành vi dân sự:
Tiếp đến, để xác minh năng lực hành vi dân sư của người yêu cầu công chứng khi thực hiện công chứng điện tử công chứng viên áp dụng một số biện pháp sau:
+ Đặt câu hỏi, trao đổi, tiếp xúc, nói chuyện, quan sát hành vi, cử chỉ để khả năng nhận thức, hiểu biết về giao dịch. Nếu có nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, công chứng viên có thể yêu cầu họ cung cấp thêm các giấy tờ, chứng cứ hoặc thậm chí yêu cầu giám định pháp y tâm thần.
+ Kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy tờ nhân thân mà công chứng viên khai thác sử dụng dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; sử dụng nền tảng ứng dụng VneID để nhận diện các trường hợp: người chưa thành niên (dưới 18 tuổi); người mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi hoặc người hạn chế năng lực hành vi dân sự.
Ở Việt Nam hiện chưa có công cụ hữu hiệu để kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng. Nhưng có thể thấy tiềm năng của ứng dụng VneID có thể tận dụng để khai thác được. Cụ thể, người sử dung VneID nếu được khai đầy đủ các thông tin về hộ tịch và năng lực hành vi, thì công chứng viên có thể truy cập vào nền tảng này để lấy nguồn tài nguyên xác định thông tin nhân thân và năng lực hành vi của một chủ thể.
Việc xác minh năng lực hành vi dân sự đảm bảo người yêu cầu công chứng có đầy đủ khả năng nhận thức, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch; giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Công chứng viên có trách nhiệm xác minh đầy đủ, chính xác nhận thân và năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của văn bản công chứng điện tử; xác minh việc các bên tham gia giao kết văn bản công chứng điện tử là đúng ý chí, tự nguyện, không bị lừa dối, ép buộc.
Để được hỗ trợ và tư vấn thêm về thủ tục công chứng, dịch thuật, sao y chứng thực vui lòng liên hệ Văn phòng công chứng Bảo Việt. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách uy tín, nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
Địa chỉ: Số 14 Lê Trọng Tấn, phường Phương Liệt, thành phố Hà Nội.
Hotline : 0986806960 hoặc 091.641.2266
Email: baovietnotary@gmail.com
