Trang chủViệc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là một bước tiến quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đặc biệt trong lĩnh vực công chứng – chứng thực. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là: Văn phòng công chứng (VPCC) có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử theo quy định mới nhất hay không? Dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, có thể khẳng định rằng VPCC hoàn toàn có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao điện tử, phù hợp với định hướng số hóa thủ tục hành chính của Nhà nước. Dưới đây là phân tích đầy đủ các căn cứ pháp lý.
Trước tiên, căn cứ khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài”
Quy định này được khẳng định và cập nhật tại Khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định này; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi là tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”
Theo đó, công chứng viên vẫn thuộc nhóm chủ thể có thẩm quyền chứng thực, là tổ chức hành nghề công chứng được Nhà nước giao thẩm quyền trong hoạt động này. Như vậy, theo pháp luật hiện hành: Công chứng viên thuộc Văn phòng công chứng là chủ thể có thẩm quyền chứng thực (bao gồm cả bản sao). Điều này là nền tảng để VPCC có thể tham gia chứng thực bản sao điện tử theo các quy định mới.
Một điểm rất quan trọng là Khoản 6 Điều 2 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, có nội dung: “Khuyến khích các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ công (Văn phòng công chứng) khác áp dụng Nghị định này trong việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho tổ chức, cá nhân”. Quy định này cho thấy: VPCC được phép áp dụng hình thức điện tử trong việc thực hiện các dịch vụ công, bao gồm cả các hoạt động chứng thực mà họ có thẩm quyền theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đồng thời, Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP đưa ra khái niệm: “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền… chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.” Như vậy, là “cơ quan, tổ chức có thẩm quyền” không giới hạn ở UBND cấp xã mà mở rộng cho tất cả các chủ thể đã có thẩm quyền chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Văn phòng công chứng cũng có quyền tham gia chứng thực bản sao điện tử.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP tiếp tục củng cố thẩm quyền chứng thực của công chứng viên cụ thể tại Điều 4 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định:
“Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
a,Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;”
Theo đó, bản sao điện tử theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP vẫn là “bản sao từ bản chính” nhưng ở “hình thức điện tử”, nên thẩm quyền chứng thực bản sao truyền thống của VPCC được mở rộng sang chứng thực bản sao điện tử, không có bất kỳ điều khoản nào hạn chế hoặc loại trừ VPCC khỏi thẩm quyền này.
Từ toàn bộ các căn cứ pháp lý nêu trên có thể kết luận rằng Văn phòng công chứng hoàn toàn có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, và bản sao điện tử do VPCC chứng thực có giá trị pháp lý tương đương bản sao chứng thực giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Để được hỗ trợ và tư vấn thêm về thủ tục công chứng, dịch thuật, sao y chứng thực và dịch vụ chứng thực bản sao điện tử, vui lòng liên hệ Văn phòng công chứng Bảo Việt. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách uy tín, nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ
Địa chỉ: Số 14 Lê Trọng Tấn, phường Phương Liệt, thành phố Hà Nội.
Hotline : 0986806960 hoặc 091.641.2266
Email: baovietnotary@gmail.com
Bạn cần công chứng giấy tờ gấp tại Hà Nội? Dịch vụ công chứng nhanh, lấy ngay giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo hợp pháp và chính xác. Tiết kiệm thời gian, hỗ trợ tận tâm – giải quyết mọi nhu cầu công chứng trong ngày! Liên hệ ngay Văn phòng Công chứng Bảo Việt để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
